2022.05.20
働き方改革に伴い、紙の資料や書類をペーパーレス化し、デジタルデータで活用したいと考えたことはありませんか？
ペーパーレス化は、最新デジタル技術を駆使したビジネス変革である『DX』における、ファーストステップとして選ばれやすい施策です。
今回は、DX推進において企業が抱える課題と現状に触れ、DXをペーパーレス化から始めるべき理由とメリットについて解説します。
『DX』とは、デジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）を略した言葉です。
目まぐるしく変化する顧客や社会ニーズを基に、『デジタル技術を駆使してビジネスモデルを変革する』というものが、DXの大きな目的です。
2018年、経済産業省は『DXレポート～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～』を公表。同レポートでは、DX化が進まない場合、2025年以降に最大12兆円の経済的損失が生まれる可能性があると示されており、国を挙げてDX推進を促す流れとなったのです。
しかし、「DX推進をどのように進めていいかわからない」「そもそもDX推進に割けるリソースがない」という課題を抱えている企業も少なくないのが現状です。
『書類の電子化』とも呼ばれるペーパーレス化は、紙の書類や資料をスキャナ機器などで読み取り、デジタルデータにすることを指します。
ペーパーレス化は、紙の書類をスマートフォンやPCなどの端末で閲覧可能とし、テレワークの業務や契約書管理を効率化させることが可能です。
DX推進において、情報伝達をよりスピーディーにするための業務改革は大きなテーマとされています。
つまり、DXをペーパーレス化から始めることが業務フロー改善の計画が立てやすくなるということです。
DX推進で重要とされるペーパーレス化は、業務効率化を実現させるとともに、コスト削減や情報の属人化防止にもつながります。
今現在、紙の書類をビジネスに多用している企業様に向けて、DXでペーパーレス化する3つのメリットを解説していきます。
ペーパーレス化することで、キャビネットやバインダーから書類を取り出す手間がなくなり、必要な情報をすぐに見つけられます。
書類をスキャナ機器で読み込んで画像データ化し、専用のツールでテキスト処理をすることで、キーワード検索が可能。大量の書類の各見出しにリンクを付与し、必要な情報が書かれているページを瞬時に表示させることもできます。
DXにおける情報伝達の高速化において、ペーパーレス化は欠かせない施策となります。
ペーパーレス化を実施した後は、書類の印刷にかかるプリンター用紙やインクを購入する必要がなくなります。
新規事業を始める際には、コピー機の導入が不要となるため、イニシャルコストの削減も可能です。
また、膨大な量の書類を人手で管理していた企業では、人的コストが削減されるとともに、書類の保管スペースを新たな用途で使用できるようになります。
書類の管理をしていた人員をコア業務に集中させられるため、生産性向上も実現します。
専門性の高い情報が書かれた書類を、社内の人間が誰でも閲覧できるデジタルデータにすることで、情報の属人化を防止できます。
つまり、必要な情報を見つけたい時に、特定の人を通して情報を得る手間と時間を省けるということです。
また、常にアップデートされる最先端の情報や、専門性の高い情報を社内全体で共有できるため、ナレッジを効率よく蓄積することができます。
DXにおけるペーパーレス化は、オフィスワーカーとテレワーカーの情報共有に偏りが生まれることを防止し、組織を活性化させるのです。
最新デジタル技術でビジネス改革を行うDXにおいて、ペーパーレス化は、業務フロー改善の土台を支える存在となっています。
書類をデジタルデータにすることで、必要な情報がすぐに見つかり、業務効率が大幅にアップします。さらに、印刷コストや管理にかかる人的コストの両方を削減可能です。
他にも、情報の属人化を防止するとともに、アップデートされた最新情報を社内全体でスムーズに共有できる環境を構築できます。
DX推進に向けて、「ペーパーレス化の進め方がわからない」「そもそも社内にリソースが足りない」という場合には、『株式会社ＰＤＣ』が書類の電子化をまるっとサポートいたします。
膨大な量の書類や資料をテキスト検索可能なデジタルデータに変換しております。
プライバシーマークとISMSの認証資格を取得している弊社であれば、万全なセキュリティ体制のもとで、大切な書類を電子化することが可能です。
手書き文書やデータのグラフ作成なども対応できますので、ぜひこの機会にお気軽にご相談ください。
