2022.07.22
今多くの企業や団体で進められている、文書の電子化（ペーパーレス化）。
業務効率化やスピードアップ、利活用がしやすくなる、テレワーク・リモートワーク時に共同編集が行いやすい、オフィスの省スペース、コンプライアンスやリスクマネジメントの強化など、電子化には多くのメリットがあります。
しかし、電子化には手間やコストがかかるため、まだまだ電子化が進んでいない企業も少なくないようです。
そこでこの記事では、電子化を成功させるポイントをご紹介します。ポイントを押さえて、電子化をスムーズに進めていきましょう。
書類をただスキャニングして電子データとして保存するだけでは、便利になるどころか逆に不便になってしまう可能性があります。
電子化を検討する際に押さえておきたいのが、以下の4つのポイントです。
それぞれのポイントについて、ここから詳しく解説していきます。
電子化を進める前に、まずは「何のためのデジタル化なのか」を明確にしましょう。
書類の電子化によって何を成し遂げたいのか、どんなメリットを得たいのかを具体的にしておくことで、従業員も電子化を前向きにとらえてくれるようになり、目的意識を持って取り組むことができます。
電子化した後の利活用についても考えておくと、導入後でスムーズです。
文書管理システムでは、保存されている文書を検索できる検索機能があります。文書を検索するためのタグやフォルダを設定しておきましょう。
「フォルダ構成」「ファイル名の決め方」「サイズ」「解像度」などについても、電子化のルールや基準を設け、社内に周知しておきましょう。
その他、具体的な利活用の方法には以下のようなものがあります。
具体的にどのように電子化を進めていくか、あらかじめ運用についてイメージしておくことも大切です。その上で重視したいのが、以下の3点です。
書類の電子化は手間のかかる作業です。社内のすべての書類を一気に電子化しようとすると、従業員にかかる負担が大きくなり、通常業務に支障が出てしまいかねません。
スムーズな電子化のために、まずは業務やプロジェクト単位、部署単位など、部分的に電子化の取り組みを進めていくのがおすすめです。
部分的に進めていけば、電子化の効果や利便性を実感しながら取り組みを継続していけるでしょう。
電子化は、書類の仕分け・原稿の状態確認・仕様の決定など、書類データのスキャンの他にも様々な準備が欠かせません。そのため、電子化を担当する従業員の負担が大きくなってしまいがちです。
電子化する書類の量が多ければ労力は大きくなり、電子化への抵抗感にもつながります。
なるべく作業や管理の手間を減らし、効率的な電子化ができるよう、ルールを整備しておきましょう。
せっかく導入を進めても、実際に運用していく従業員が使いにくさを感じていては、生産性を向上させることが難しくなってしまいます。
従業員にとっての使いやすさを重視するために、電子化後のフィードバックを集める、使いにくい場合は新しいやり方にするなど、現場での運用を想定した計画をしておきましょう。
電子化を進める上での大きなハードルとなり得るのが、オフィスで働く従業員の理解です。
紙の書類から電子データに移行するということは、これまで慣れていた仕事のやり方が変わるということ。従業員の理解を得られないまま電子化を進めれば、業務効率化や生産性向上に上手く結びつかない可能性があります。
「なぜ電子化が必要なのか」「電子化するとどんなメリットがあるのか」デジタル化の必要性を社内全体に浸透させ、理解を深めることが大切です。
テレワーク・リモートワークの推進により、オフィスではなく自宅など別の場所で仕事をする機会が増えてきました。電子化はテレワーク環境でスムーズに業務ができるようになるだけでなく、業務効率化、コスト削減、省スペースなど多くのメリットがあります。
電子化した後の利活用を促進するためには、ポイントを押さえて導入していくことが大切です。
「効率的な電子化の進め方が知りたい」「社内リソースが不足している」など、文書電子化のお悩みは、『株式会社ＰＤＣ』にお任せください。
プライバシーマーク及びISMSの認証資格を取得した高いセキュリティ体制のもと、これまでの豊富な実績を生かして企業様の電子化を力強くサポートいたします。
電子化する書類の仕分けや作成したファイルのリネーム、付属物（ホチキスや付箋など）の除去など電子化前後の面倒な作業も代行しておりますので、手間なく電子化を進めたいとお考えでしたら、ぜひ一度お気軽にご相談ください。
