2022.11.08
テレワークやリモートワークが当たり前になり、ペーパーレス化は以前にも増して重要視されるようになってきています。
業務効率化、BCP対策、多様な働き方の実現、コスト削減、企業の生産性向上など、ペーパーレスは多くのメリットを得られる取り組みです。
この記事では、効率的なペーパーレス化を実現する「ペーパーレス化に役立つツール」をご紹介します。ぜひ記事をチェックして、スムーズなペーパーレス化に役立ててみてください。
ペーパーレス化する業務範囲や文書が決まったら、目的に合ったツール・システムを選びましょう。適切なツールやシステムを選ぶことで、スムーズに作業が進められます。
以下は、目的別にツール・システムをまとめた一覧表です。
| 目的 | 役立つツール・システム |
|---|---|
| 文書管理の工数削減・省スペース化 | ・文書管理システム ・ワークフローシステム |
| 情報共有の促進 | ・オンラインストレージ ・ワークフローシステム |
| 取引先との書面やり取りの迅速化 | ・電子契約システム ・EDI |
| 申請～決裁までの業務手続きの迅速化、内部統制の実現 | ・ワークフローシステム |
ここからは、それぞれについて詳しく見ていきましょう。
紙の書類を減らすことで文書管理を効率化したい、書類の保管場所を縮小してオフィスの省スペース化を図りたい場合は、「文書管理システム」「ワークフローシステム」が役立ちます。
文書管理システムとは、電子化した文書の格納・管理や、電子文書の作成から廃棄までを一元管理するシステムのことです。
保管〜廃棄までを一元管理することで工数やスペースを削減でき、文書へのアクセスも容易になるため、テレワーク・リモートワーク環境下での情報の共有や活用もしやすくなります。
なかには、改正電子帳簿保存法に対応している文書管理システムもあります。
【文書管理システムのサービス例】
・楽々Document Plus
・NotePM
・LegalForceキャビネ
ワークフローシステムとは、申請書類の作成〜決裁までをすべてオンラインで行えるシステムのことです。
ペーパーレス化が進むのはもちろん、手続きが電子化されることで申請や承認にかかる手間がなくなる、決済の流れを可視化することで遅延を防ぐといったメリットがあります。
【ワークフローシステムのサービス例】
・X-Point Cloud
・ジョブカンワークフロー
・AgileWorks
・SmartDB
ツールやシステムを活用すれば、紙の書類がいらなくなり、いつでもどこでも必要なときに情報にアクセスできるようになります。情報共有もスムーズになるため、業務効率化が図れるでしょう。
情報共有の促進には「オンラインストレージ」「ワークフローシステム」が適しています。
オンラインストレージは、クラウド上にデータを保管するサービスです。
インターネットが利用できる環境であればどこでも好きなときにデータにアクセスでき、権限を付与することで他の人にも共有できます。
データはクラウド上に保管されているため、災害や破損、故障などからデータを守れることもメリットです。
【オンラインストレージのサービス例】
・Google Drive
・Fleek Drive
・Note PM
ワークフローシステムは、情報共有の促進にも活用できます。
外出先や出張先からでも申請や承認が可能であるため、空き時間の有効活用など、柔軟で効率的なワークスタイルが実現できるでしょう。
取引先との書面のやり取り（FAXや郵送など）は手間も時間もかかります。「電子契約システム」や「EDI」を活用すれば、これらを迅速につなげられるでしょう。
電子契約システムとは、取引先や顧客との契約をオンライン上で行えるシステムのことです。電子ファイルの契約書に押印・署名（タイムスタンプや電子署名）して契約を締結できます。
収入印紙や契約締結までにかかる手間や時間がなくなり、ワークフローの効率化にもつながります。
【電子契約システムのサービス例】
・クラウドサイン
・電子印鑑GMOサイン
・freeeサイン
EDIとは、企業間で発生する受発注や請求、支払いといった取引を電子データとしてやり取りするシステムのことです。
手入力がなくなることでミスが減る、ペーパーレス化によるコスト削減、処理時間が減ることによる業務効率化などのメリットがあります。
【EDIのサービス例】
・スマクラ
・JSOL EDIサービス
申請～決裁の手続きを素早く行いたい、内部統制を強化したい場合は「ワークフローシステム」を活用しましょう。
ワークフローシステムを使えば、申請書類の作成〜決裁までをオンライン上で完結できます。外出先でも業務手続きが可能になり、迅速化が図れます。
また、ワークフローシステムによって手続きの流れが可視化されると、ミスや承認漏れ、不正の発生リスクを減らせるため、内部統制の強化につながるでしょう。
今多くの企業が取り組んでいるペーパーレス化は、実現することで多くのメリットが得られます。
目的によっても導入すべきツール・システムは異なるため、適したものを活用し、効率的なペーパーレス化を行いましょう。
「ペーパーレス化したいが、何から始めればいいかわからない」「社内リソースが足りずなかなか進まない」という場合はぜひ株式会社ＰＤＣにご相談ください。
プライバシーマーク、ISMSの認証資格を取得しており、これまで多岐にわたる電子化実績があります。万全なセキュリティ体制のもとで大切な書類の電子化を行っておりますので、まずは一度お気軽にお問い合わせください。
