近年、コスト削減、業務効率化、人材不足の解消などを目的としてアウトソーシングを活用する企業が増えています。アウトソーシングを上手く活用すれば、自社の限られたリソースを最大限、有効活用できるようになるでしょう。

この記事では、事務アウトソーシングとはどのようなものか、有効性や導入すべき理由やメリットなどについて詳しく解説します。

アウトソーシングとは、社内業務を外部のリソースに依頼することを指します。

企業の業務は大きく、「コア業務（利益に直結する業務）」と「ノンコア業務（コア業務をサポートする業務）」の2つに分けられます。

ノンコア業務は単体で利益を生むことはないものの、コア業務をサポートする重要な業務であり、組織に欠かすことができないものです。

しかし、人材不足などの理由により対応しきれない業務が増えると、社内の負担が増加してしまいます。その結果「重要な主業務に注力できない」「残業が発生する」「度々発生する事務作業で生産性や効率が低下する」といった事態に陥ってしまうケースが少なくないようです。

このような業務をアウトソーシングすることで、企業はこれまで以上に利益や売上につながる業務に力を注ぐことができるようになります。

事務はアウトソーシングしやすい分野

事務作業に代表されるノンコア業務は、アウトソーシング向きの業務が多くあります。

企業の利益に直結するコア業務の場合、専門的な判断や知識が求められるため外部へのアウトソーシングが難しい部分です。

一方、データ入力や書類管理、請求書発行といった業務は必要不可欠な作業ではあるものの、専門的な判断が必要なく、プロセスの決まった定型業務であるためアウトソーシングでの効果が出しやすい分野です。

事務アウトソーシングを導入すべき理由・メリット

事務アウトソーシングには、数多くのメリットがあります。ここからは、事務アウトソーシングを導入すべき理由について具体的に見ていきましょう。

企業全体の生産性向上・業務効率化

事務作業においては、限られたリソースで対応に追われていることも多く、本来取り組むべき業務が圧迫されたり、担当者の負担が大きくなり過ぎてしまっているケースが少なくありません。

これらの業務を外部に任せることで、貴重なリソースを効果的に活用できるようになり、その結果、企業全体の生産性向上・業務効率化につながります。

事務アウトソーシングは近年、バックオフィス業務のDXという観点からも注目されています。

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バックオフィス業務DXを加速する電子化・入力業務アウトソーシング

作業時間とコストの大幅な削減

アウトソーシングすれば、事務作業のために社内リソースを割いたり、新たな人材を確保する必要がなくなります。これまで割いていた作業時間や採用コスト、教育コスト、管理コストといったさまざまなコストを大幅に削減できます。

また、アウトソーシングによって社員の作業負担や残業時間が軽減すれば、モチベーションやパフォーマンスの向上が期待できることもメリットです。

質の高いプロのスキルを活用できる

アウトソーシングでは、知識や経験豊富なプロの集団が代行で業務を行います。

社内の限られたリソースで事務作業を行う場合、本来の業務の合間で行うため担当者の負担が膨らみ、作業内容の質や生産性が低下してしまう可能性があります。

事務の効率化に悩むよりも、アウトソーシングでプロに任せた方が結果的に質やスピードの向上が見込めるでしょう。

人材不足という課題にも対処しやすい

事務アウトソーシングは、導入難易度が比較的低いこともメリットです。そのため、最初はアウトソーシングに任せて余裕が出てきたら組織内に戻す、といった柔軟な導入も行えます。

事務作業を外部に任せれば社員はコア業務にこれまで以上に力を注げるようになることもメリットです。

中小企業庁の「2022年版 小規模企業白書」でも、小規模事業者の人材不足を解消する手段として、アウトソーシングの活用を挙げています。

実際にアウトソーシングに取り組んでいる分野別の効果では、経理・財務・総務・庶務で「コストを削減することができた」の割合が高く、成果につながっていることがわかります。

出典：中小企業庁「2022年版 小規模企業白書」

人材不足という課題を抱えている場合には、アウトソーシングという手段も検討してみてはいかがでしょうか。

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