2022.08.18
「見たい書類が、いつでもすぐに見られるようになったらいいのに……」日々仕事をするうえで、このように思っている方も多いのではないでしょうか。
企業が取り扱う書類は多種多様なものがあり、日々ビジネスを続けていく中でその数は膨らみ続け、膨大なものとなっていきます。
そこで重要となるのが、「文書管理」です。適切な文書管理を行えば、文書を迅速に見つけ出せるようになり、効率的な活用ができるようになります。
この記事では、文書管理を行うために知っておきたい文書管理の意味や目的、文書のライフサイクルなど、文書管理の基本について解説します。
文書管理とは、企業が活動するうえで生じるさまざまな情報をわかりやすくまとめ、適切な管理を行うことを指す言葉です。文書管理には、紙媒体だけではなく、電子文書も含まれます。
対象となる文書は「業務報告書」「契約書」「稟議書」「見積書」「財務諸表」など多岐にわたり、文書管理の目的としては「業務効率化」に加えて「企業のコンプライアンスの強化」が挙げられます。
文書を適切な方法・場所で管理し、社内で共有しておけば、情報が必要になったときに探し回ることなく、スムーズな活用が行えるようになるでしょう。社内に蓄積された有益なナレッジの共有は、社員一人ひとりのスキル向上やミスの防止にもつながります。
また、文書管理の対象となる書類の中には、企業の機密情報や顧客の個人情報なども含まれているため、適切な方法で管理することはコンプライアンス強化のうえでも大切なものです。
ここからは、文書管理の基本について見ていきましょう。文書管理の基本は以下の2つです。
それぞれ詳しく解説します。
私たちが日々使っている文書・書類には、以下の5つのステップから成る「文書のライフサイクル」があります。まるで生物の一生のように、文書が作られ、活用・保管・保存されて、廃棄に至るまでの道筋を表したものです。
上記のライフサイクルの流れを日頃から意識し、適切な管理を行うことが文書管理の基本です。ここからは、ステップごとに詳しく見ていきましょう。
文書の発生には「作成」と「受領」の2種類があります。社内で新たに書類を作成したり、他社や顧客から書類を受け取ることで、新たな文書が発生します。
発生の次は、文書の活用です。社内で閲覧・共有したり、社外に向けた配布をしたりします。
発生から日の浅い文書、使用頻度の高い文書、緊急度の高い文書などをオフィス内に置いておくことを「保管」といいます。これらの書類は業務で使用する可能性が高いため、すぐに活用できるように保管しておきます。
保存する一方では、文書が増え続けてしまうことになります。保存期間が満了した不要な書類は、シュレッダーにかけるなど適切な形で廃棄しましょう。
重要な書類は、永久保存すべき価値ある書類として残しておくことも大切です。
2022年には電子帳簿保存法（電帳法）の改正が行われたことにより、書類の電子化（デジタル化）も進んでいます。電子化すれば、場所を取ることもなく省スペース化につながり、検索性も大きく向上します。
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文書管理を成功させるために、管理のルール化を行いましょう。ルール化は、文書管理に失敗しないためだけではなく、情報漏えいやコンプライアンス違反などを防ぎ、企業の社会的信用を保つうえでも重要です。
上記のようなルールを作成し、やり方や重要性を社内周知しましょう。
「ルールはあるが守られていない」というケースも少なくないようです。ルールが守られているか、チェックと改善を定期的に行いましょう。
文書管理の基本は「発生」「活用」「保管」「保存」「廃棄」という文書のライフサイクルの5ステップを理解すること、そして管理のルール化を行うことです。
適切な方法で文書管理を行えば、これまでよりもスムーズに、効率的に文書の活用が行えるようになるでしょう。
近年はペーパーレス化やコンプライアンス強化の流れもあり、多くの企業が電子化に取り組んでいます。文書管理の際は、電子化する書類、紙で残す書類など自社に合わせてうまく使い分けするといいでしょう。
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